Как провести вычет за трудовую книжку из зарплаты

Выдача сотруднику трудовой книжки

Как провести вычет за трудовую книжку из зарплаты

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк. Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые.

Сотрудник может погасить долг за трудовую книжку, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате.

В последнем случае от сотрудника нужно получить заявление на удержание из зарплаты.

В бухучете приобретение и выдачу трудовой книжки отразите проводками:

Дебет 10 Кредит 60 – оприходована трудовая книжка;

Дебет 19 Кредит 60 – отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006 – принят к учету бланки трудовой книжки;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73 – возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10 – списана стоимость трудовой книжки, переданной сотруднику организации.

Кредит 006 – списан бланк трудовой книжки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме.

Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате.

Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).*

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.*

Из рекомендации «Как учитывать и хранить трудовые книжки»

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).*

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).*

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).*

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508, от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367).

Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме.

Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и статье 574 Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождены от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст.

 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106.*

Из рекомендации «Как учитывать и хранить трудовые книжки»

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:*

  • материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
  • товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п.

 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п.

 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).*

Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщают информацию о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.*

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:*

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».*

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.

Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:*

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и статье 38 Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ).

Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006. Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией.

А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п.

 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации (п. 2 ст. 318 НК РФ).

*

Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению.*

Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).

Если организация не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражено постоянное налоговое обязательство.

Кроме того, при безвозмездной передаче бланка с сотрудника нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

Из рекомендации «Как учитывать и хранить трудовые книжки»

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/90132-vydacha-sotrudniku-trudovoy-knijki

Как провести вычет за трудовую книжку из зарплаты

Как провести вычет за трудовую книжку из зарплаты

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы работника (директора)
  • Заявление об удержании из заработной платы за трудовую книжку образец
  • Учет трудовых книжек и операций по их выдаче.
  • Заявление на удержание за вкладыш в трудовую книжку образец
  • Удержание за трудовые книжки в 1С ЗУП
  • Как удержать стоимость трудовой книжки из зарплаты работника
  • Учет оплаты бланка трудовой книжки из зарплаты работника

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк.

Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы работника (директора)

Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой трудовой книжки. Выдается работодателем, когда заканчивается место для внесения записей в самой трудовой сотрудника.

Заполнение трудовой книжки и вкладыша регулируется постановлением Правительства РФ от Пункт 38 этих Правил говорит о том, что в случае отсутствия места для внесения записей в необходимом разделе, следует завести вкладыш, бланк которого очень похож на саму трудовую книжку, имеет те же разделы и ведется по тем же правилам, что и трудовая книжка.

Указывается, что сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, он имеет юридическую силу только при наличии трудовой книжки, для которой данный вкладыш и является продолжением. В отношении вкладыша действуют те же правила, что и для основного документа по учету трудового стажа.

Поэтому, как и саму трудовую книжку, вкладыш выдает сотруднику работодатель. Заниматься продажей бланков установленного образца вправе лишь юрлица, которые соответствуют требованиям самого ГОЗНАКа.

Вместе с тем, цена на бланки не ограничивается на законодательном уровне, обычно стоимость вкладышей остается в пределах рублей за 1 бланк. Вкладыш может быть выдан сотруднику безвозмездно или за плату.

Если работодатель рассчитывает получить оплату за оформленный бланк, то есть два пути:. Имейте в виду, что компенсация за выданный бланк трудовой или вкладыша не входит в перечень допустимых с точки зрения ст.

Хотя сам факт того, что выдача бланка вкладыша может быть возмездной операцией, законодательством не оспаривается.

Об этом говорится в определении Верховного Суда РФ от Поэтому не рекомендуется удерживать стоимость бланка из зарплаты, не получив письменное заявление от работника.

Дт 73 Кт 91 — начислен доход при выдаче бланка сотруднику в момент его оформления, а не в момент физической передачи документа на руки работнику.

Дт 50 51 Кт 73 — сотрудник самостоятельно компенсировал стоимость бланка, внеся деньги в кассу или на расчетный счет работодателя.

Обратите внимание, что Минфин России считает выдачу трудовой книжки и вкладыша сотрудникам налогооблагаемым доходом работодателя, даже если выдаются бланки по цене приобретения.

В частности письмо Минфина от Запись о выдаче вкладыша вносится в саму трудовую, чаще на оборотную сторону титульной страницы обложки, и должна содержать информации о серии и номере бланка вкладыша.

Требования к заполнению титульного листа вкладыша аналогичны требованиям по заполнению титульного листа самой трудовой книжки. Нумерация записей как в трудовой, так и во вкладыше как продолжении трудовой, сквозная — то есть с окончанием трудовой книжки записи не прерываются, а в хронологическом порядке продолжаются со следующим порядковым номером.

Более того, допустим и вариант, когда запись начинается в трудовой книжке, а заканчивается во вкладыше. Какой номер имеет первая запись во вкладыше? Посмотрите образец внесения первой записи. Обратите внимание, что это первый разворот вкладыша, а запись начинается не с единицы. Трудовое законодательство не требует написания заявления на выдачу вкладыша работнику.

Вместе с тем, такое заявление имеет смысл получить для возможности удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника. Первый документ учитывает исключительно чистые бланки.

Запись о поступлении отражается на основании накладной или аналогичного документа. А выбытие отражается на основании запросов представителя отдела кадров или иного лица, отвечающего за ведение кадровой документации.

Каждая запись в приходно-расходной книге по учету бланков находит свое отражение и в бухгалтерском учете на забалансовых счетах — по дебету или кредиту счета Во втором документе, книге учета движения трудовых, отражаются данные о предоставлении работниками трудовых книжек и вкладышей при поступлении на работу или при выдаче работодателем и о получении при увольнении. Записи данного регистра в бухгалтерском учете не отражаются.

Соответственно, при оформлении на работника чистого бланка вкладыша делаются 2 записи: о выбытии в приходно-расходной книге по учету бланков и о поступлении в книге учета движения трудовых.

Бухгалтеры предприятий вправе удерживать с заработной платы сотрудников требующиеся суммы. Но для осуществления этих действий работнику бухгалтерии нужны основания.

В первом случае удержание осуществляется на основании законодательных актов или исполнительных документов.

Во втором — основании личного заявления трудящегося. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:.

Случаев для обозначения в тексте заявления необходимости удержания из зарплаты огромное количество. Законодательно нет ограничений данного перечня.

В правом углу бланка указывается название организации, должность, фамилия и инициалы руководителя, должность обращающегося сотрудника, его ФИО.

При многообразии возникающих обстоятельств для удержания отличается и текстовая часть заявления в зависимости от возникших ситуаций. В тексте заявления указывается причина и размер неверно начисленной суммы зарплаты.

Излишне выплаченные отпускные. Данное удержание возникает при оплате отпускных сотруднику за целый год, если расторгается трудовой договор до полного отрабатывания положенного времени.

Данная сумма вычитается из расчета при увольнении.

За исключением случаев, когда отношения трудовые расторгнуты по причине сокращения штатных единиц, отказа подчиненного переводится в другой регион местность. Оплата расходов на командировку в случае, когда специалист не успеет отработать там отведенный ему период времени; Выплата начисленного заработка авансом.

Завышение суммы выплачиваемой зарплаты из-за неверных расчетов бухгалтера; Возникновение задолженности сотрудника из-за неисполнения положенных нормативов труда, установленных на предприятии.

Еще один частый случай — возмещение расходов на приобретение бланка трудовой книжки.

Если у принятого на работу сотрудника нет трудовой книжки он устраивается впервые или есть необходимость в дополнительном вкладыше, то предоставляет его работодатель.

Возможно внесение денежной суммы наличными в кассу либо удержание из зарплаты сотрудника стоимости данных документов. В заявлении обозначается стоимость бланка или вкладыша в него, которую работодатель приобрел для трудящегося.

В текстовом блоке заявления фиксируется конкретная сумма денежных средств цифрами и прописью , причина отказ возврата одежды при увольнении.

Увольняясь, работник должен ее вернуть , о чем в личной карточке сотрудника и в документации складского учета должна быть проставлена соответствующая отметка.

Если увольняющийся специалист сдает спецодежду с неистекшим сроком носки, специальная комиссия фиксирует процент износа.

Когда работник не желает возвращать спецодежду, то на основании написанного заявления издается приказ об удержании ее стоимости остаточной из его заработной платы, либо в кассу предприятия вносится необходимая сумма наличными.

Указывается периодичность платежей ежемесячные , сумма платежа, номер и дата договора займа.

Также прописывается, что данные действия совершаются до полного погашения долга, и работник не желает погашать займ без учета ограничений по ст.

Такая сделка может быть выгодной для каждой из сторон: сотрудник берет на более выгодных чем в кредитном учреждении , а работодатель таким образом выражает заинтересованность в сотруднике, поощряет его.

Исключение составляют лишь профсоюзные взносы платежи осуществляются бесплатно и без задержек ст.

Если требуется получение переплаты по выплаченным отпускным, тогда в получении предварительного согласия работника нет необходимости.

Работодателем просто издается распоряжение об удержании, с которым затем ознакомляется трудящийся. Размер удержаний из заработной платы ограничивается статьей ТК РФ касается только обязательных вычетов.

Если удержание происходит сразу по нескольким исполнительным листам, то работнику все равно должна оставаться половина его заработной платы. Сотрудником самостоятельно изъявляется желание об удержаниях, им же обозначаются сроки их осуществления.

Обязательные прекращают действовать лишь после увольнения с одного места работы, при трудоустройстве к новому работодателю удержания возобновятся.

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:. После выдачи вкладыша в ТК, вкладыш необходимо обязательно вшить. В каком именно месте трудовой книжки крепить вкладыш, законодательство не указывает.

Но оптимальным вариантом считается крепление между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой. Вкладыш без самой трудовой книжки считается недействительным.

Оформлять и вести вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и саму книжку. То есть продолжать нумерацию во вкладыше, ранее начатую в самой трудовой книжке.

Титульный лист вкладыша заполняется на основании паспорта работника и его документа об образовании.

Штамп ставится или в правом верхнем углу титульной страницы трудовой книжки но таким образом, чтобы он не закрывал других записей , или на внутренней стороне обложки. Но штамп на предприятии впоследствии должен быть, поскольку того требует законодательство.

В проставленный штамп необходимо вписать информацию о вкладыше: его серию и номер. Т рудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника ст.

Форма, правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства от Инструкцию по заполнению трудовых книжек можно посмотреть в постановлении Минтруда от Отметим, что не так давно постановление Правительства от В результате был внесен ряд уточнений по порядку ведения трудовых книжек; действия Правил распространили и на индивидуальных предпринимателей.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина от Все бланки имеют соответствующую степень защиты. Дальнейшее распространение бланков осуществляют лица, отвечающие требованиям, установленным изготовителем.

Дальнейшее обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней осуществляют на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. Поэтому будет в корне неверным просто прийти в магазин и без соответствующего договора купить бланк.

НДС — руб. Оплата за бланки была произведена через расчетный счет организации. Заполняя книжку, вооружитесь ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Записи всех дат производят арабскими цифрами см.

Пример 2 : число и месяц — двузначными, год — четырехзначными п. Если работник принят на работу 7 июня г. Все записи в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер. При этом не допускаются никакие сокращения п.

Заявление об удержании из заработной платы за трудовую книжку образец

Согласно п. Внутреннее перемещение бланков оформляется требованием-накладной ф. Данная книга ведется бухгалтерией организации. Поступившие бланки выданы специалисту отдела кадров. Кроме того, п.

Учет трудовых книжек и операций по их выдаче

Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой трудовой книжки. Выдается работодателем, когда заканчивается место для внесения записей в самой трудовой сотрудника.

Заполнение трудовой книжки и вкладыша регулируется постановлением Правительства РФ от

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, он обязан внести запись о приеме в его трудовую книжку. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него еще нет, то работодатель обязан выдать ему бланк трудовой книжки. При этом стоимость бланка работник обязан возместить.

В статье рассмотрим как удержать стоимость трудовой книжки из заработной платы работника. Плату за трудовую с работника взымают при принятии его на работу впервые. Стоимость вкладыша также удерживается с работника.

Существует несколько способов, по которым работник может возместить стоимость трудовой книжки или вкладыша.

После выдачи вкладыша в ТК, вкладыш необходимо обязательно вшить. В каком именно месте трудовой книжки крепить вкладыш, законодательство не указывает.

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль?

Заявление на удержание за вкладыш в трудовую книжку образец

Стоимость бланка трудовой книжки, приобретенного подотчетным лицом организации за наличный расчет, составила руб.

Приобретение бланка подтверждено авансовым отчетом подотчетного лица с приложением товарной накладной, счета-фактуры и чека ККТ. Бланк использован при оформлении трудовой книжки вновь принятому работнику.

Удержание стоимости бланка производится из заработной платы работника на основании его письменного заявления.

Как удержать стоимость трудовой книжки из зарплаты работника

.

Как правильно провести выдачу сотруднику книжки (проводки) и как Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, В последнем случае от сотрудника нужно получить заявление на удержание из зарплаты. 19 – принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;.

.

.

.

.

Источник: https://kristalspb.ru/ugolovno-protsessualnoe-pravo/kak-provesti-vichet-za-trudovuyu-knizhku-iz-zarplati.php

Как удержать затраты на трудовую книжку в 1С?

Как провести вычет за трудовую книжку из зарплаты
09.07.2019

Рассмотрим пример

В компании «ТЕКС» в июне 2019 года на Никитину А.П. оформили трудовую книжку, поскольку это было ее первым местом работы. Сотрудница подала заявление работодателю, чтобы у нее удержали за эту книжку 236 руб.

Как правильно отразить такую операцию в 1С Зарплата?

Необходимо выполнить следующие действия:

  1. Настроить соответствующий вид.
  2. Зарегистрировать соответствующее удержание.

Как настроить вид удержания?

  1. Перейти в Настройки, далее выбрать Удержания.
  2. Использовать кнопку Создать.
  3. В соответствующем поле необходимо выбрать вид удержания. В рассматриваемом примере это удержание затрат на книжку (рис. 1).
  4. Если больше нет иных сотрудников, на которых трудовая книжка заводится впервые, то целесообразно установить флажок в положение не используется.
  5. В закладках:
    • выбрать раздел Назначение, в соответствующем поле указать на требуемое удержание, далее выбрать Ежемесячно, в поле, где можно выбрать вид операции, необходимо выбрать значение удержания по прочим операциям, можно установить флажок для удержаний в первой половине месяца или вместе с авансом, а также при выплатах в рамках межрасчетного периода;
    • в Расчете устанавливаем соответствующий переключатель в состояние, при котором расчет указывается фиксированной суммой, если же требуется рассчитать результат по формуле, то пройдите по ссылке Редактировать, после чего укажите необходимую формулу.
  6. Расчет базы будет не активен, пока не будет использована Расчетная База.
  7. В закладке Учет есть возможность отразить удержание в пользу третьих лиц, а также по прочим операциям с сотрудниками предприятия. Если есть необходимость оформить кассовый чек, то требуется отметить те виды удержаний, которые являются основаниями для этого (рис. 2). В рассматриваемом примере нет необходимости устанавливать флажок, поскольку такое удержание не требует оформления кассового чека.
  8. Подобным удержаниям в программе 1С ЗУП персоналом задаются краткие наименования. Использовать его можно в различных отчетах. Здесь же можно дать краткое произвольное описание тому или иному виду удержания.
  9. Использовать кнопку Записать, после чего закрыть окошко.

Как зарегистрировать факт удержания затрат на трудовую книжку в 1С ЗУП?

Чтобы удержать какие-либо суммы у сотрудника, требуется использовать документ Удержания. Этим же документом можно скорректировать удержания либо полностью отменить их.

  1. Перейти в раздел Заработная плата, после чего выбрать Алименты.
  2. Нажать на кнопку Создать, далее выбрать документ Удержание.
  3. Информация в поле Организация вносится автоматически. Если в программе зарегистрирована больше, чем одна организация, то она предоставит возможность выбрать требуемую (рис. 3).
  4. Указать дату, которой должен быть зарегистрирован документ.
  5. Выбрать из списка соответствующего сотрудника, за счет которого производится удержание.
  6. Указать вид удержания в соответствующем поле. В рассматриваемом примере требуется выбрать Удержание затрат на трудовую книжку.
  7. Если работник трудится сразу у нескольких работодателей, то дополнительно указывается, по основному или дополнительному месту работы производится удержание.
  8. Далее требуется указать, с какой даты производится такое удержание. Поскольку удержание носит разовый характер, то окончание периода указывать не требуется. Если в отношении данного работника уже действует подобное удержание, то его всегда можно скорректировать.
  9. Указать размер удержания в соответствующем поле. В рассматриваемом случае – это 236 рублей.
  10. Если же удержание не носит разовый характер, то можно установить флажок для окончания удержаний при достижении определенной суммы.
  11. Нажать на кнопку Провести, после чего закрыть окошко.

Чтобы произвести удержание затрат на трудовую книжку, необходимо перейти в раздел Зарплата, далее Начисления. Этим документом и следует произвести удержание (рис. 4).

  1. Чтобы заполнить автоматически данный документ, необходимо нажать на кнопку Заполнить или Подобрать.
  2. В процессе заполнения документа табличная часть заполняется всеми видами удержаний, которые назначены сотрудникам предприятия.

Сумма, которая зарегистрирована и отражена в документе, уменьшит сумму, подлежащую выплате сотруднику.

Чтобы получить сведения о суммах удержаний у сотрудников, требуется перейти в раздел Зарплата, далее в Отчеты, после чего выбрать Удержания. Можно выбрать определенный период, за который требуется получить информацию об удержаниях (рис. 5).

Когда синхронизируются данные с программой 1С, то такие удержания отражаются проводкой счетов 70 (дебет) и 73.03 (кредит).

Источник: https://softservis.com/blog/2019-07-09/

Трудовая книжка: инструкция для работодателя — Эльба

Как провести вычет за трудовую книжку из зарплаты

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. В статье расскажем, как заполнять, хранить и учитывать трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

  • Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
  • Заключаете трудовой договор о дистанционной работе.

    По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку и не оформлять новую. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж.

Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, оформите трудовую книжку в течение недели.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2019 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2019».

Какие сведения вносить

  • о  сотруднике;
  • о выполняемой работе;
  • о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
  • основания прекращения трудового договора;
  • сведения о награждениях за успехи в работе;
  • о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

  1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
  2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
  3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

       Образование: высшее профессиональное

       Профессия, специальность: бухгалтер

  1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

  1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
  2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
  3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
  4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

  1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
  2. В столбце 2 — дату записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
  4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

  1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
  2. В столбце 2  — дату увольнения.
  3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса. 

        Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

  1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
  2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

  1. В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
  2. В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

Есть два пути:

  1. Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
  2. Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

  1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
  2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
  4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.  

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

Пример заполнения приходно-расходной кассовой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела.  Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

  • для ИП — от 1000 до 5000 руб;
  • для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
  • для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые сейчас на стадии законопроекта. Если закон примут, с 2021 года трудовые книжки будут электронными — для всех, кто устраивается впервые.

Сотрудники со стажем смогут выбрать: по заявлению сохранить бумажную трудовую или перейти на электронную по умолчанию. По крайней мере, так написано в тексте законопроекта.

Статья актуальна на 28.05.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/1348/trudovaya-knizhka

ПоддержкаГраждан
Добавить комментарий