Реестр передаваемых документов образец скачать

Как оформить реестр передаваемых документов

Реестр передаваемых документов образец скачать

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов.

Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно

Предназначение описи внутренней документации

Опись внутренней документации компании позволяет систематизировать и классифицировать различные сведения, с целью обеспечения оперативного поиска нужных актов, бланков и бумаг. Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг. Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

  1. Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
  2. Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.
  3. Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.
  4. Опись дел наемных сотрудников.

Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету.

Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения. В некоторых ситуациях, рассматриваемые документы обязаны храниться в течение установленного государством срока.

Для видеоматериалов и фотографий этот срок составляет пять лет, а для личных дел наемных работников – семьдесят пять лет.

Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве.

Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке. Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы.

Личные дела сотрудников компании хранятся в течение семидесяти пяти лет в Государственном архиве или на территории организации.

В том случае, когда организация не представляет данные документы контролирующим органам, могут быть назначены штрафные санкции.

Внутренний документооборот

Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства.

В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала. Существует несколько способов систематизации бумаг.

Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов

Эксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов. К категории исходящей и входящей корреспонденции относятся различные письма, бандероли, претензии и просьбы сторонних организаций.

В категорию кадровой документации следует собрать все внутренние приказы и распоряжения руководителя компании.

В отдельную группу собираются различные протоколы, которые ведутся во время производственных совещаний, собраний членов учредительского состава или работников.

Отдельно следует хранить лицензии и сертификаты, а также распоряжения и приказы, связанные с основным направлением деятельности компании.

Согласно установленному законом регламенту отдельным видом описи являются личные дела наемных рабочих и уволенного персонала.

В состав личных дел сотрудников должны входить копии персональных документов (паспорт, диплом, ИНН, пенсионное удостоверение), справка о наличии или отсутствии судимости и копия трудовой книги.

Среди дополнительных бланков, входящих в данный перечень, следует выделить приказ о принятии на работу, трудовое соглашение и должностные инструкции.

В некоторых сферах предпринимательской деятельности в состав личных дел сотрудников входит копия медицинской книжки.

В случае с уволенными работниками, вышеперечисленный список следует дополнить ксерокопией приказа руководства компании о прекращении трудового соглашения.

Важно обратить внимание на то, что для каждого работника следует подготовить отдельный пакет документов, который подшивается и передается на хранение в архив.

Подготовка к передаче в архив

Многие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив.

Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса.

Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.

Перед передачей внутренних бумаг на временное хранение в архив следует пронумеровать все страницы дела. Порядковый номер страницы фиксируется в правой верхней части документа. Отметка ставится простым карандашом.

В том случае, когда на предприятии используются бумаги формата «А2» и «А3», они прошиваются лишь с одной стороны, после чего складываются пополам и нумеруются как один лист.

При прикреплении к делу иллюстраций и фотографий, порядковый номер фиксируется на их обратной стороне.

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством

Существует определенный регламент, регулирующий объем одного дела.

Согласно установленным правилам, подшивать к одному делу следует не более двухсот пятидесяти страниц. В том случае, когда количество документов превышает вышеуказанные объемы, следует разделить дело на несколько частей или томов.

Для того чтобы надежно закрепить все бумаги, следует использовать методику прошивки в четыре прокола.

Одним из важных моментов создания описи внутренних документов компании является указание сведений о предприятии, порядковом номере скрепленного тома, названии дела и длительности хранения в архиве. После того как последний документ будет подкреплен к делу, следует оформить лист заверителя. После того, составляется опись и делается переплет.

Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона.

В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:

  • порядковый номер дела, части и тома;
  • список заголовков;
  • количество листов в одном деле (части или томе);
  • длительность срока хранения в архиве.

При ликвидации компании, все личные дела наемного персонала, включая невостребованные трудовые книги, передаются на хранение в Государственный архив.

Опись документов для передачи в контролирующие органы

Многие контролирующие органы и муниципальные учреждения могут затребовать у юридического лица предоставление различных документов. При подготовке пакета документации потребуется составить опись бумаг, которая заверяется фирменной печатью и подписью руководителя.

Согласно установленным правилам, опись должна включать в себя название компании и её реквизиты, порядковый номер и заголовки, список пронумерованных бумаг и общий объем документов, а также сведения о суммарном количестве листов.

Подробный список передаваемой документации составляется при передаче бумаг в налоговую службу, различные фонды и статистические организации. Кроме того, необходимо принять во внимание то, что подготовка описи бумаг может потребоваться при решении спорных вопросов через суд.

На сегодняшний день нет строгих требований к списку документов.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел

Давайте рассмотрим, как составить опись документов для налоговой по требованию. Для начала потребуется указать дату составления бумаг.

В случае передачи товарной накладной или счет-фактуры следует указать регистрационный номер, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале внутреннего учета.

При передаче налоговой службе договоров и других документов, следует указывать дату их заполнения, присвоенный внутренний номер и сведения о второй стороне.

В случае подачи заявления в правоохранительные организации, также потребуется привести опись передаваемых документов. Данное требование является обязательным в случае наличия различных вложений в виде оправдательных или доказательных документов.

Подготовка передачи документов сторонним организациям

Крупные фирмы, имеющие дело с различными подрядчиками и независимыми партнерами, часто сталкиваются с необходимостью передачи различной документации перед заключением сделки.

Чаще всего подобные документы передаются через курьерскую службу или посредству почтовой связи. В этой ситуации имеется риск порчи или частичной утери различных бланков, или актов.

Для того чтобы избежать подобной ситуации и возможных негативных последствий для каждой из сторон, потребуется составить опись.

Давайте рассмотрим пример описи документов для передачи сторонним организациям. В первую очередь, следует указать название и реквизиты компании выступающей в качестве отправителя.

Далее потребуется пронумеровать вложенные бумаги и указать общий объем листов. После этого, фиксируется дата составления бланка.

Подготовка подобных бумаг позволяет избежать различных конфликтов, связанных с непредставлением важных сведений потенциальным партнерам фирмы.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы

Заключение

Рассматриваемый бланк довольно часто используется в различных сферах делопроизводства. Использование описи позволяет систематизировать входящую и исходящую корреспонденцию, личные дела наемных сотрудников и другие внутренние документы предприятия.

Следует обратить внимание, что по истечении трехгодичного срока, все вышеперечисленные документы должны быть переданы на хранение в архив, расположенный на территории компании.

В случае ликвидации предприятия, Государственному архиву передаются лишь сведения обо всех сотрудниках компании.

Источник: https://sroorgru.com/kak-oformit-reestr-peredavaemyh-dokumentov/

Образец описи документов и правила составления

Реестр передаваемых документов образец скачать

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

ссылкой:

(3 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Опись документов передаваемых заказчику

Реестр передаваемых документов образец скачать

N9 срок введения установлен с Стандарт не распространяется на порядок передачи документации изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, а также на эксплуатационную и ремонтную документацию изделий народнохозяйственного назначения, поставляемых Министерству обороны.

Передача документации предприятием другому предприятию должна производиться в виде полного комплекта документации изделия или отдельных составных частей этого комплекта.

Документация, как правило, передается в следующих случаях: Основанием для передачи документации может служить:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Бухгалтерское сопровождение
  • Форма акта приема-передачи документов
  • Перечень и образцы документов
  • Заказчикам и подрядчикам
  • Информация для Заказчика и Подрядчика
  • Информационные и коммуникационные технологии
  • Опись документов
  • образец описи документов передаваемых заказчику
  • Опись документов — составляем образец

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ГАРАНТИЯ СПОКОЙСТВИЯ или правильная почтовая опись

Бухгалтерское сопровождение

Перечень документов, представляемых заявителем для проведения государственной экспертизы результатов инженерных изысканий 1. Копия задания на выполнение инженерных изысканий; 4.

Копия выданного саморегулируемой организацией свидетельства о допуске исполнителя работ к соответствующему виду работ по инженерным изысканиям, действительного на дату подписания акта приемки выполненных работ должно быть заверено Заказчиком либо Исполнителем работ ; 5.

Копия акта приемки выполненных работ по подготовке результатов инженерных изысканий; 6. Расчет сметной стоимости разработки материалов инженерных изысканий, составленный по сборникам базовых цен, в ценах года, с указанием таблицы сборника, пункта в таблице, обозначением применяемых коэффициентов кроме документации для жилых домов ; 7.

Результаты инженерных изысканий в печатном и электронном виде. Перечень документов, представляемых заявителем для проведения государственной экспертизы проектной документации после проведения государственной экспертизы результатов инженерных изысканий 1.

Опись передаваемой проектной документации; 3. Копия задания на выполнение проектной документации; 5. Копия выданного саморегулируемой организацией свидетельства о допуске исполнителя работ к соответствующему виду работ по выполнению проектной документации, действительного на дату подписания акта приемки выполненных работ должно быть заверено Заказчиком либо Исполнителем работ ; 6.

Копия акта приемки выполненных работ по подготовке проектной документации; 7. Расчет сметной стоимости разработки проектной документации, составленный по сборникам базовых цен, в ценах года, с указанием таблицы сборника, пункта в таблице, обозначением применяемых коэффициентов кроме документации для жилых домов ; 9.

Копия положительного заключения государственной экспертизы результатов инженерных изысканий с указанием его реквизитов; Электронный вариант проектной документации на диске, выполненный в формате в формате PDF или AutoCAD на диске должна быть общая папка с названием проектной документации в соответствии с титульным листом.

Перечень документов, представляемых заявителем для проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий 1.

Копия задания на выполнение результатов инженерных изысканий; 6. Копия выданного саморегулируемой организацией свидетельства о допуске исполнителя работ к соответствующему виду работ по подготовке проектной документации и или инженерных изысканий, действительного на дату подписания акта приемки выполненных работ; должно быть заверено Заказчиком либо Исполнителем работ ; 7.

Копии актов приемки выполненных работ по подготовке проектной документации и результатов инженерных изысканий; 8.

Расчет сметной стоимости разработки проектной документации, составленный по сборникам базовых цен, в ценах года, с указанием таблицы сборника, пункта в таблице, обозначением применяемых коэффициентов кроме документации для жилых домов ; Результаты инженерных изысканий; Электронный вариант проектной документации и результатов инженерных изысканий на диске, выполненный в формате в формате PDF или AutoCAD на диске должна быть общая папка с названием проектной документации в соответствии с титульным листом.

Перечень документов, представляемых заявителем для проведения ПОВТОРНОЙ государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий в связи с корректировкой проектных решений 1.

Копия задания на выполнение корректировки проектной документации; 5. Копия выданного саморегулируемой организацией свидетельства о допуске исполнителя работ к соответствующему виду работ по подготовке проектной документации и или инженерных изысканий, действительного на дату подписания акта приемки выполненных работ; должно быть заверено Заказчиком либо Исполнителем работ ; 6.

Копии актов приемки выполненных работ по подготовке проектной документации и инженерным изысканиям; 7.

Копия договора на проведение первичной государственной экспертизы; Копия положительного заключения государственной экспертизы результатов инженерных изысканий и проектной документации; Результаты инженерных изысканий при необходимости ; Электронный вариант проекта на диске, выполненный в формате в формате PDF или AutoCAD на диске должна быть общая папка с названием проектной документации в соответствии с титульным листом.

Перечень документов, представляемых заявителем для проведения ПОВТОРНОЙ государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий после отрицательного заключения 1.

Копия выданного саморегулируемой организацией свидетельства о допуске исполнителя работ к соответствующему виду работ по подготовке проектной документации и или инженерных изысканий, действительного на дату подписания акта приемки выполненных работ; должно быть заверено Заказчиком либо Исполнителем работ ; 5.

Копии актов приемки выполненных работ по подготовке проектной документации и инженерным изысканиям; 6. Копия договора на проведение первичной государственной экспертизы; 9.

Электронный вариант проекта на диске, выполненный в формате в формате PDF или AutoCAD на диске должна быть общая папка с названием проектной документации в соответствии с титульным листом ; 6.

Перечень документов, представляемых заявителем для проведения проверки достоверности определения сметной стоимости проверки сметной стоимости одновременно с проведением государственной экспертизы объектов капитального строительства 1.

Решение по объекту капитального строительства: В случае отсутствия решения по объекту капитального строительства, а также в случае если сметная стоимость объекта капитального строительства, указанная в проектной документации, превышает сметную или предполагаемую предельную стоимость объекта капитального строительства, установленную в отношении объекта капитального строительства соответствующим решением по объекту капитального строительства: В случае, подготовки проектной документации в отношении отдельного этапа строительства объекта капитального строительства: Сметная документация.

Ведомость объемов работ должна быть выполнена по образцу. Перечень документов, представляемых заявителем для проведения проверки достоверности сметной стоимости проектно-изыскательских работ 1. Технико-экономические показатели объекта исходные данные для проектирования по каждому пункту сметы , утвержденные заказчиком; 3.

Техническое задание на выполнение проектной документации, утвержденное заказчиком; 4. Смета на выполнение проектной документации; 5.

Техническое задание на выполнение результатов инженерных, утвержденное заказчиком; 6. Смета на выполнение результатов инженерных изысканий; 7. Сводный сметный расчет;.

Форма акта приема-передачи документов

Перечень документов, представляемых заявителем для проведения государственной экспертизы результатов инженерных изысканий 1. Копия задания на выполнение инженерных изысканий; 4.

Копия выданного саморегулируемой организацией свидетельства о допуске исполнителя работ к соответствующему виду работ по инженерным изысканиям, действительного на дату подписания акта приемки выполненных работ должно быть заверено Заказчиком либо Исполнителем работ ; 5. Копия акта приемки выполненных работ по подготовке результатов инженерных изысканий; 6.

Расчет сметной стоимости разработки материалов инженерных изысканий, составленный по сборникам базовых цен, в ценах года, с указанием таблицы сборника, пункта в таблице, обозначением применяемых коэффициентов кроме документации для жилых домов ; 7.

При сдаче выполненных работ, Заказчик должен: опись документов, передаваемых Заказчику и специалисту технического надзора – 3 экз. акт о.

Юбилейный М. Предмет Договора 1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя выполнение следующих обязательств по бухгалтерскому обслуживанию Заказчика: Обязанности Исполнителя 2. Исполнитель обязуется вести регистры бухгалтерского и налогового учета Заказчика в программном комплексе 1С.

Ведение регистров осуществляется Исполнителем в соответствии с требованиями действующего законодательства. Исполнитель обязуется архивировать все первичные документы в архивные папки определенной структуры в хронологическом порядке. При условии выполнения Заказчиком п. В случае несоблюдения Заказчиком условия п.

Исполнитель обязуется хранить в тайне “конфиденциальную информацию”, под которой подразумевается содержание Договора и любые данные, предоставляемые каждой из сторон друг другу в связи с выполнением Договора, не открывать и не разглашать в общем или в частности эту информацию какой-либо третьей стороне без предварительного согласия другой стороны.

Заказчикам и подрядчикам

Инструкция для Заказчиков и Подрядчиков при исполнении Контрактов на подрядные работы Действия Заказчика при исполнении Контрактов на подрядные работы: До начала проведения работ не менее чем за два рабочих дня до даты начала работ по Контракту Заказчик должен подготовить объект для выполнения работ, представить в Службу заказчика следующие документы: Заявку с просьбой о направлении специалиста технического надзора; Копию титульного листа Контракта; Копию Контракта со всеми приложениями сметы, график производства работ, технические и функциональные характеристики оборудования, прочее. Составляет акт приемки-передачи объекта в работу 3 экз. В ходе выполнения работ своевременно сообщает специалисту технического надзора о выявленных нарушениях и недостатках.

Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов.

Состав передаваемых на хранение документов определяется в соответствии со сдаточной описью, согласованной Сторонами. Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо документов, числящихся в передаточной описи, то их номера оговариваются в Акте приема-передачи документов с изложением причин их отсутствия.

При передаче документов проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов их физического состояния разрыве листов, размывке текста документов и т.

В случае, если передаваемые документы заражены грибком или плесенью, Архив имеет право не принимать такие документы на хранение без проведения соответствующей обработки за счет Заказчика.

Информационные и коммуникационные технологии

Скачать образец описи переданных документов Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, то есть сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа оригинал-копия , кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel скачать бланк описи переданных документов. Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом.

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. и отправляем их заказчику по почте с описью вложений.

Пишем сопроводительное письмо заказчику Панина Светлана 2 февраля Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации, не важно, в бумажном или электронном виде это происходит.

В статье разбираемся, как написать сопроводительное письмо, направляя документы заказчику.

Скачать образец сопроводительного письма Зачем писать Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства.

образец описи документов передаваемых заказчику

Дополнительно я рекомендую отправлять документы с уведомлением о вручении, чтобы у Вас был документ от почты, подтверждающий доставку. Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении. Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы регламенты, процедуры и отправляем их заказчику по почте с описью вложений.

Оформление описи дела.

Документы Полезная информация Опись документов — составляем образец Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы.

Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации. Немного про опись документов — для чего она нужна? Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.

Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:

Куда , г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: лицензирование ростехнадзор опись документов

Источник: https://fathersgaragedoors.com/ugolovnoe-pravo/opis-dokumentov-peredavaemih-zakazchiku.php

РћРїРёСЃСЊ документов: скачать образецВ

Реестр передаваемых документов образец скачать

Чтобы зафиксировать перечень бумаг, переданных в другую организацию или в архив, составляется опись документов.

При необходимости этот список может служить подтверждением того, что они действительно были отправлены.

Шаблон оформляется в виде таблицы, где приведены наименования и реквизиты переданных бумаг. В конце статьи можно скачать образец.

Как составляется опись для почты

Немало организаций для передачи отчетности в налоговую службу и другие учреждения пользуется услугами почты.

При отправке заполненных форм таким образом составляется опись вложения.

Заполняется она в двух экземплярах, а получить листы можно в каждом почтовом отделении.

Важно! Шаблон для описи вложения утвержден законодательно, используется форма №107.

В поля вносятся следующие данные:

  • реквизиты получателя;
  • порядковый номер позиции;
  • наименование;
  • количество;
  • объявленная ценность.

Чтобы зарегистрировать переданный комплект и подтвердить факт отправки, на одном экземпляре работник почты ставит печать, дату пересылки и подпись.

Чем отличается шаблон для архива

Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально.

Причем каждый бланк имеет установленный срок хранения. За время работы предприятия накапливается большой объем бумаг.

Для удобства их рекомендуется передавать на хранение в архив.

Периодически к ранее оформленным бумагам приходится возвращаться снова.

Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов.

В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.

Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты:

  1. Название организации.
  2. Номер перечня.
  3. Дата составления.
  4. Наименования переданных форм.
  5. Отчетный период, к которому относится переданный пакет.
  6. Срок хранения.
  7. Количество листов.
  8. Расположение бланка.
  9. Данные и подпись составителя списка и работника, принявшего комплект документов.

Как правило, опись документов выполняется в виде таблицы с перечислением сведений. Дополнительно может включаться графа с примечаниями для подробностей касательно хранения предоставленных бумаг.

Почему важно учитывать переданные документы

В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии. �сключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.

Опись играет важную роль в организации документооборота. Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери. В дальнейшем потребуется их восстанавливать.

Нередко опись документов приходится составлять:

  • кадровым работникам;
  • бухгалтерам;
  • сотрудникам государственных органов.

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом. Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери.

Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами.

Указывают наименования отправленных бланков, их дату, количество листов и прочую важную информацию.

Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг.

При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию. По расположенной ниже ссылке можно скачать файлы с типовыми образцами.

Образец описи для архива

Образец описи для почты

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/opis-dokumentov-blank

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

Реестр передаваемых документов образец скачать

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  • хранение документации;
  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

  • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
  • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи.  Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Источник: http://www.delasuper.ru/view_post.php?id=12416

ПоддержкаГраждан
Добавить комментарий